La transition vers l’ère numérique n’est plus une nouveauté. Pour cause, la numérisation est au cœur des préoccupations dans de nombreux domaines. Bien qu’une simple tendance, elle simplifie grandement la gestion documentaire.
En effet, le scanning de documents résout les problèmes liés à la sécurité et l’accessibilité des données. Pour connaître les autres avantages de cette pratique, n’hésitez pas à poursuivre votre lecture.
Économie d’espace physique
La paperasse est souvent utilisée pour documenter et prouver la conformité à des transactions des entreprises et des organismes environnementaux. Au fil des années, ils accumulent donc de nombreux documents. Le scanning de ces derniers permet un gain d’espace important.
En effet, au lieu de les accumuler dans un lieu, ils seront enregistrés et transférés sur un cloud représentant le stock immatériel. C’est ce processus que l’on nomme numérisation. Le site web www.levillage1.be est d’autant plus renseigné sur le sujet et fournit des informations plus complètes et plus détaillées.
Gain de temps dû à une accessibilité accrue
Chercher un document dans les archives équivaut à chercher une aiguille dans une botte de foin. Cette activité chronophage et énergivore est désormais un jeu d’enfant grâce aux scanning des documents.
L’accès aux informations est facilité grâce à l’utilisation des Gestion Electronique de Documents (ou DMS). Il suffit de taper des mots clés et de sélectionner une catégorie pour trouver votre bonheur. D’ailleurs, cette accessibilité accrue permet un gain de temps de plus de 30 % en recherche.
Sécurité des données
La conservation des documents est soumise à des réglementations strictes et constitue une obligation légale pour les entreprises en vue d’audits. L’utilisation du stockage numérique dans le cloud permet de respecter ces règles de manière efficace.
En outre, cette forme de stockage offre une sécurité renforcée grâce à l’utilisation de pare-feu et de logiciels de sécurité avancés. Il suffit de mettre en place des mots de passe pour restreindre l’accès au personnel autorisé. De plus, une gestion documentaire bien structurée réduit considérablement le risque de perte ou d’égarement des documents.
Démarche RSE favorable pour l’environnement
Lorsque la période de conservation des documents est écoulée, ils sont détruits par incinération afin de garantir leur confidentialité. Chaque année, des millions de tonnes de papier sont gaspillés de la sorte.
Toutefois, le scanning des documents s’inscrit dans une démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) visant à contrer ce gaspillage. Cette approche novatrice présente également un avantage écologique majeur. De plus, elle permet de réaliser des économies en réduisant les dépenses liées à l’achat de papier et à l’impression.
Fluidification des échanges
La numérisation ou la dématérialisation des documents favorise une meilleure circulation des informations entre les collaborateurs. En effet, ces documents sont accessibles depuis n’importe quel support informatique, où que se trouvent les utilisateurs.
De plus, il devient plus facile de les diffuser sans engendrer de frais supplémentaires ni nécessiter des déplacements physiques. La communication et les processus de travail s’améliorent au rythme des avancées technologiques. En bref, le scanning des documents est un outil indéniable pour une gestion efficace.