Comment choisir son agence événementielle?

Comment choisir son agence événementielle?

Un évènement important se fête toujours entre famille et amis. Que ce soit pour une organisation de mariage ou d’anniversaire, on se doit d’être parfait et irréprochable le jour J : de quoi nous causer beaucoup de stress lors des préparations, c’est pour cela que les agences événementielles existent. Ces agences sont douées pour faire de votre fête en famille, un moment agréable et surtout inoubliable.

Quel rôle jouent elles ?

Les agences événementielles sont composées de professionnels dans l’organisation de fêtes en famille ou en entreprise. C’est un marché très développé de nos jours et fait que ces dernières proposent des prix très compétitifs et usent de créativité pour satisfaire les clients les plus exigeants. Voici en quelques points les différentes tâches de votre assistant événementiel :

  • Lister vos besoins et attentes : dès le premier jour, l’assistant se charge de connaitre vos besoins et désirs afin de faire de cet événement une réussite totale.
  • Rechercher et trouver un lieu adéquat : le lieu à choisir pour l’événement est très important surtout lorsqu’on connait le nombre approximatif des invités. En fonction de vos informations l’assistant pourra vous proposer des lieux répondant à vos attentes.
  • Préparer les invitations : des modèles d’invitations vous seront proposés selon le contexte de l’événement (organisation d’anniversaire ou de mariage ou de réunion de famille…)
  • Chercher et contacter les prestataires nécessaires au bon déroulement de l’événement : Votre assistant connait bien le milieu, il peut alors trouver facilement les prestataires dont vous avez besoin.
  • Assurer un suivi et une validation des devis de chaque prestataire : Il s’assure que tous les devis répondent aux prestations voulues et que le budget soit dans la bonne marge.
  • Mettre sur pied un programme afin de bien coordonner les intervenants : Un événement comme l’organisation de mariage par exemple demande une bonne coordination. Quelque soit l’événement à organiser, votre assistant événementiel vous accompagnera.

Quels en sont les avantages ?

Les avantages ne sont pas moindres, confier son événement à un assistant événementiel revient à :

  • Confier les rênes à un professionnel
  • Se donner plus de temps et s’occuper de soi
  • Eviter le stress

Comment choisir son agence?

Il est important de demander à l’agence toutes les informations nécessaires afin de s’assurer de ses compétences. Pour cela les témoignages d’anciens clients, les informations de site web, des photos, des références professionnelles suffisent largement. Les points suivants vous aideront à bien choisir votre agence événementielle :

  • Éviter les offres trop low-cost : Qui dit organisation d’anniversaire , de mariage ou simplement d’événement pense aussitôt au budget. Certes il est facile de trouver un bon service à un coût très bas, mais il est fréquent que cela porte un coup sur la qualité de la prestation fournie. Il faut donc accepter de payer parfois un peu plus cher et passer des moments inoubliables avec ses proches. C’est l’attitude que choisit d’adopter une agence événementielle telle que Showtail Light
  • Tester la réactivité du prestataire : Ce dernier doit être capable de répondre à votre demande dans les plus bref délai. Ce critère est déterminant pour s’assure que le prestataire pourra respecter le timing du programme qu’il vous proposera.
  • Rencontrer et choisir les intervenants : Il faut que votre prestataire vous présente les intervenants afin que vous choisissez ceux qui collent le plus à l’image de votre événement. Il est important de savoir que l’événement doit correspondre à vos attentes, donc n’hésitez pas à vous concerter avec le prestataire et surtout à l’issue de vos discussions, vous mettre d’accord sur l’objectif de l’événement.