Coronavirus – Un syndic de copropriété en ligne

Coronavirus – Un syndic de copropriété en ligne

Les syndics en ligne apparaissent depuis quelques années et révolutionnent le marché du syndic. Cette révolution prend un nouveau tournant dans un contexte de confinement et de menace épidémique. Devez-vous opter pour un syndic en ligne ? Voici des éléments de réponse pour vous aider à faire votre choix.

Les obligations du syndic

Les obligations d’un syndic face à la copropriété sont tout d’abord d’ordre administratif. Il doit établir et mettre à jour la liste des copropriétaires, le carnet d’entretien de l’immeuble, et les archives. Il est chargé de la proposition et du vote des travaux, notamment liés au désamiantage ou aux interventions anti-nuisibles. Il doit enfin convoquer les copropriétaires à l’assemblée générale annuelle et établir l’ordre du jour.

Les obligations d’un syndic face à la copropriété sont également comptables et financières. Il assure la gestion des comptes en tenant une comptabilité collective de la copropriété, et une comptabilité individuelle pour chaque copropriétaire. Il gère les provisions allouées aux travaux d’entretien, de conservation et d’équipement des parties communes.
Enfin, le syndic a un rôle de conseil, car il dispose des connaissances techniques, juridiques et règlementaires nécessaires à la vie de la copropriété. En ce sens, il peut s’opposer à une décision s’il juge celle-ci illégale.

L’activité en ligne dans un contexte d’épidémie

Dans le contexte actuel lié à l’épidémie de coronavirus, les activités de syndic sont perturbées. Les services postaux sont ralentis, le télétravail fortement encouragé et l’ouverture au public suspendue pendant la période de confinement.
Plus important encore, les assemblées générales tenues au printemps n’ont pas pu avoir lieu. Pour qu’il n’y ait pas de rupture dans la gestion des copropriétés, le gouvernement a paré au plus urgent en légiférant sur la question des contrats arrivant à échéance pendant la période d’urgence sanitaire. L’ordonnance du 25 mars 2020 permet ainsi aux contrats de syndic d’être renouvelés dans les mêmes termes que les précédents.
Faire une assemblée générale à distance est également possible, si cette décision a déjà été adoptée au cours d’une précédente AG. Les copropriétaires peuvent alors participer par visioconférence, ou tout autre moyen de communication électronique, à condition qu’il permette leur identification.

Opter pour un syndic dématérialisé

Les missions et obligations d’un syndic à distance sont les mêmes que celles d’un syndic de copropriété classique. Le contexte actuel obligeant à trouver des solutions rapidement pour assurer une continuité de gestion de copropriété incite à se tourner vers une activité de syndic en ligne. Il est possible de comparer les syndics en ligne à travers différentes plateformes telles que syndics.info
Via un extranet, chaque copropriétaire peut se connecter sur une interface de connexion. Il peut ainsi accéder à ses informations personnelles, et à la gestion des comptes.
L’Extranet permet de suivre la gestion en ligne de la copropriété. La communication par mail est complétée par un service d’accompagnement téléphonique pour les questions courantes.

Les avantages d’un syndic à distance

Contrairement à un syndic classique, le syndic en ligne ne se déplace jamais. Son fonctionnement est plus approprié aux petites copropriétés. À cause de la fracture numérique, certains copropriétaires ne peuvent pas accéder aux outils de gestion en ligne, même en ayant recours à l’accompagnement téléphonique. Vous devez donc vous assurer de trouver parmi les copropriétaires un ou plusieurs référents qui pourront aider les personnes en difficultés à accéder aux informations via leur interface de connexion.
Le copropriétaire référent sera également chargé d’animer les assemblées générales, de surveiller les travaux et d’assister le syndic.
Le syndic conserve les missions de :

  • comptabilité et gestion des contrats avec les entreprises tierces
  • décision et exécution de travaux
  • convocation à l’assemblée générale
  • recrutement et gestion du personnel
  • gestion et réalisation des réparations courantes

Les avantages d’un syndic à distance sont nombreux :

  • plus de disponibilité par téléphone et par mail
  • plus de réactivité
  • des tarifs en moyenne 40% moins chers par rapport aux tarifs classiques, grâce à la dématérialisation des services

Même si les syndics traditionnels se partagent 90% du marché en ligne, certains syndics sont entièrement dématérialisés.