Savoir émettre une facture en règle

Savoir émettre une facture en règle

Une facture est un document faisant office de preuve concernant une transaction, tant au niveau comptable, fiscal ou juridique. Il peut s’agir d’une opération de vente de biens ou de produits, ou encore de services. Dans tous les cas, la facture est obligatoire, et le client est en droit d’en demander une si le vendeur ou le fournisseur n’en fournit pas. Une facture doit aussi être rédigée dans les règles. Mais pour quelles raisons ?

Une pièce justificative importante

L’utilité d’une facture s’articule sur trois grands points. En premier lieu, elle permet de déclencher le paiement du client. En second lieu, elle sert de pièce justificative en cas de litige ou de non-paiement. Et en dernier lieu, une facture est aussi avant toute chose une pièce comptable qui permet une bonne gestion de l’entreprise. Même au niveau des particuliers, une facture aura toujours son pesant d’or (par exemple : justification de remplacement de pièces sur une voiture, justification d’entretien d’une maison, etc.).

Des mentions obligatoires

Pour toutes ces raisons, il est donc important d’émettre une facture en règle. Pour cela, il faut qu’une facture comporte certaines mentions obligatoires. Déjà, comme il s’agit d’une pièce justifiant une transaction entre un acheteur et un vendeur, elle devra donc comporter toutes les informations utiles à propos de ces deux acteurs (noms, adresses, téléphones, adresse e-mail, numéro de TVA intracommunautaire et numéro Siren de l’entreprise que vous pourrez trouver sur http://www.societe.com/…), mais aussi tous les détails relatifs à la transaction (quantité vendue, prix unitaire hors taxe, prix total hors taxe, prix TTC).
A part ces informations importantes, n’oubliez pas les mentions de bases à intégrer au niveau de l’entête de la facture. On a entre autres l’objet qui sera bien évidemment « facture…. ». Cette précision semble peut être anodine, mais elle vous permettra plus tard de distinguer une facture d’un devis. On a aussi le numéro de la facture, qui doit être unique et cohérent. Cela vous facilitera énormément la tâche lorsque vous seriez amené à rechercher une facture parmi tant d’autres dans vos documents et dossiers.
Une facture peut aussi comporter certaines mentions complémentaires, comme une date de règlement, le moyen de paiement choisi, les montants des acomptes, la date de remise des acomptes, les pénalités en cas de retard de paiement, les commentaires, etc.

Les modèles de facture

Dans tous les cas, le mieux sera toujours de se documenter, histoire de voir ce que font les autres. Vous pourrez retrouver de nombreux modèles de facture en ligne, certains sites offrent même des modèles gratuits en téléchargement, qu’il suffit de compléter. D’autres proposent des logiciels d’édition de facture…