La dématérialisation dans les entreprises

La dématérialisation dans les entreprises

Assurément, le 21ème siècle aura apporté plusieurs changements dans le fonctionnement des entreprises. Après avoir entrepris l’informatisation des différents services, les dirigeants se lancent désormais dans la dématérialisation des documents. L’usage de pièces dématérialisées présente effectivement de nombreux avantages. Ce procédé permettra de gagner en productivité tout en optimisant tous les processus en cours.

Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?

La dématérialisation consiste à abandonner le support papier au profit des documents  numérisés. En adoptant ce changement, les dirigeants pourront accélérer tous les échanges d’informations. Cette nouvelle manière de communiquer permet d’optimiser le fonctionnement de la structure dans son ensemble. Ce faisant, elle supprime la distance entre les collaborateurs. Même des collègues de travail éloignés par des milliers de kilomètres pourront ainsi collaborer sans aucun problème. Il s’agit d’un atout non négligeable en cette période où la mobilité du personnel joue un rôle important. Effectivement, les employés en déplacement seront donc en mesure de maintenir le contact avec leurs supérieurs. De quoi permettre aux entreprises de conquérir de nouvelles parts de marché avec plus d’efficacité.

Contrairement à ce que l’on imagine, cette démarche s’impose désormais à tous les chefs d’entreprise. L’article 220 de la loi Macron oblige les dirigeants à accepter les factures dématérialisées. Dans ce contexte, toutes les enseignes ont aujourd’hui intérêt à se lancer dans cette transformation. D’ailleurs, choisir un fournisseur de solutions de dématérialisation n’est pas une mince affaire. En cherchant ce prestataire dès à présent, on trouvera à coup sûr un partenaire digne de confiance. Ce choix aura de lourdes conséquences sur le déroulement des activités. L’entreprise choisie aura en effet pour mission de préserver la confidentialité des bulletins de salaire et des autres documents. D’où l’intérêt de se tourner vers une société jouissant de plusieurs années d’expérience dans ce domaine.

Aperçu sur les nombreux avantages tirés de la dématérialisation

Bon nombre de particuliers adoptent ce changement dans l’espoir de profiter d’un réel gain de productivité. Seulement, le « zéro papier » ouvre de nombreux horizons. Comme évoqué précédemment, ce changement facilitera la collaboration en entreprise. Effectivement, les collaborateurs seront en mesure d’échanger les informations et les documents avec facilité. Pour cela, il suffit d’utiliser les outils mis à disposition par le prestataire.

Néanmoins, chaque département tirera différemment profit de la dématérialisation. Pour le service financier, l’objectif sera avant tout d’accélérer le traitement des factures et d’optimiser l’enregistrement et le remboursement des notes de frais. Cependant, il s’agit également d’une option intéressante pour améliorer la gestion du personnel. L’usage de pièces dématérialisées donne ainsi les moyens de supprimer les tâches sans vraie valeur ajoutée. On réduit toute perte de temps causée par la manipulation de document sous format papier. Pour mieux profiter de cette technologie, de nombreux responsables RH décident d’opter pour la fiche de paie dématérialisée. L’édition de ces bulletins sera bien plus simple en se servant d’un outil adapté. D’ailleurs, ces fiches seront envoyées à chaque salarié par courriel ou à l’aide du système informatique de l’établissement. Pour plus de facilité, on peut même automatiser cette opération.