La machine à café au bureau : j’achète ou je loue ?

La machine à café au bureau : j’achète ou je loue ?

Le café est devenu bien plus qu’un moment de partage dans une entreprise. C’est une institution. Un acquis social. Avant l’avènement de Nespresso et Senseo, le café se résumait à une cafetière filtre qu’on préparait en arrivant le matin au travail, et qui cuisait et recuisait tout au long de la journée pour le maintenir au chaud. Mais désormais, c’est toute une palette de solutions qui s’offre à vous, tant en choix de type de machine à café, qu’en choix de prestation.

L’avènement de la location de machine à café est arrivé

Jusqu’au début des années 2000, les bureaux s’équipaient eux-mêmes, parfois de manière collaborative, parfois à l’initiative du patron. Les Senseo et diverses machines à capsules comme Nespresso, Lavazza, Malongo, … ont envahis les espaces de pause. Car depuis l’avènement de Nespresso, qui a, rendons lui-bien, démocratisé l’espresso à la maison et au bureau, les Français se sont pris de passion pour le café, et refusent désormais de boire le bon vieux café filtre.

Les industriels, comme Lavazza et Saeco par exemple, ont flairé le potentiel de ce marché (que l’on appelle O.C.S pour Office Coffee Service ou Service de Café au Bureau), et avec les distributeurs, que l’on appelle gestionnaires, ont mis en place une stratégie de déploiement d’offre de location de machine à café pour l’entreprise.

Plus qu’une location de cafetière, c’est tout un service qui est généralement proposé : une machine, les consommables (pas seulement le café, mais aussi les sucres, gobelets, spatules), les produits d’entretien, et bien sûr la prise en charge technique en cas de panne. C’est cet aspect « all inclusive » qui plaît aux clients. Car si parfois l’achat de la machine et des consommables peut s’avérer moins cher en premier lieu, l’idée de ne pas avoir à s’occuper de cette tâche, non opérationnelle dans l’entreprise, est plutôt séduisante.

La tendance est désormais de proposer la machine à café de bureau en dépôt gratuit : contre un engagement de consommation déterminé à l’avance, le gestionnaire mettra à disposition de l’entreprise une machine à café dimensionnée selon ses besoins. Ce type de relation est bien souvent contractuelle. Mais qu’on ne se leurre pas : le montant de la « location » n’a pas disparu, il est tout simplement intégré dans le coût du consommable. Il faut bien que le gestionnaire puisse amortir le matériel.

L’achat de ma machine à café pour le bureau : est-ce intéressant ?

La réponse à cette question n’est pas si simple que ça. En fait, tout dépend de l’utilisation que vous faites de votre machine expresso, mais aussi du soin que vous y apportez. A quel moment cela devient intéressant par rapport à une machine à café en location ? Tout simplement quand vous arrivez à maintenir votre automate sans frais pendant plusieurs années.

Et cela dépend du profil d’entreprise. Dès lors que la cafetière achetée est bien dimensionnée, que l’eau est filtrée, que les détartrages sont effectués à intervalles réguliers, alors vous mettez votre machine à café dans les meilleures conditions pour qu’elle dure dans le temps. Il est aussi observé que dans les entreprises où le café est servi par une seule et même personne, plutôt qu’en libre-service, la machine expressoa tendance à durer plus longtemps.

Enfin, le dernier critère, et non des moindres, pour déterminer si l’achat d’une machine à café est plus pertinent qu’une location, est le niveau de consommation. Dans le cadre d’une faible consommation (moins de 8 cafés / jour), nous ne pouvons que conseiller d’acheter une petite machine à capsules. Car le gestionnaire qui acceptera de vous prêter une machine, en échange de consommables, devra bien s’y retrouver à un moment ou un autre. Soit en faisant durer la machine éternellement (avec les complications que cela impliquent en terme de nombre de pannes), soit en vous faisant payer le prix.

En revanche, dès lors que votre consommation excède les 10 cafés par jour, une offre de location de machine à café peut être envisageable.

Je loue ma machine à café pour le bureau : combien cela coûte ?

Le coût d’une location de machine expresso diffère selon plusieurs critères :

Le type de consommable, et sa qualité

Optez pour une solution de location de machine à capsules, cela est adéquat lorsqu’on insiste sur le choix des cafés. Le coût à la tasse oscille alors entre 35 et 40 centimes d’euros. C’est une solution qui aussi pratique pour les entreprises qui pratique le café « collaboratif » où les capsules sont achetées par l’assistante de direction et revendues à prix coutant aux salariés.

Si vous optez en revanche pour une solution de location de machine à café grain, cela devient plus intéressant que la capsule dès 10 cafés par jour, avec un coût inférieur à 30 centimes d’euros.

La qualité du consommable est aussi à prendre en compte. Un café industriel devrait logiquement vous coûter moins cher qu’un café pur origine de torréfacteur artisanal. Mais le goût n’est pas le même … Heureusement, il existe de très bons cafés, à des prix raisonnables.

Le service qui y est associé

Une location de machine à café s’accompagne bien souvent d’un service d’assistance. Selon les diverses formules du gestionnaire, vous pourrez par exemple bénéficier d’un remplacement de machine en 24 heures en cas de panne. Ou encore faire effectuer le détartrage de la machine par le gestionnaire. En fonction de l’implication que vous aurez dans la maintenance de la machine à café, le coût diffèrera légèrement.

Selon la machine expresso que vous souhaitez

Bien souvent, les gestionnaires vous proposent la machine à café qui offre le meilleur rapport qualité / prix. Cependant, si vous souhaitez une machine surdimensionnée, ou bien plus haut de gamme, pour des raisons d’esthétisme ou de fidélité à telle ou telle marque, alors le coût de la location pourra être revu à la hausse.